L'affitto turistico e il check-in

Un approfondimento sulle tecnologie adeguate al self check-in per l'affitto turistico

L'affitto turistico e il check-in

Se vuoi approfondire come funziona il self check-in, continua e leggi di seguito...
Un approfondimento sul self check-in

Per iniziare...

Quali sono le differenze fra self e remote check-in.

Potrebbe sembrare una banalità ma per esperienza credetemi che molti confondono quali che siano le differenze fra il self check-in ed il remote check-in.

Per iniziare prendiamo in esame "Il self check-in" è un sistema che permette al turista, il vostro ospite, di poter accedere in modo assolutamente totalmente autonomo alla struttura che ha preso in affitto, per soggiornarvi, vuoi per vacanza piuttosto che per lavoro. Questo gli permetterà di non dovervi incontrare per farsi consegnare le chiavi della struttura e soprattutto senza dover sottostare ad orari prestabiliti senza alcuna necessità di contatto con l'host.

Questo metodo è indubbiamente il preferito da chi viaggia per lavoro o da chi prenota un B&B, una stanza o un albergo per brevi o brevissimi periodi.

Il remote check-in è quando tu, proprietario della struttura ricettiva, apri le porte al tuo ospite da un posto che fisicamente è distante dalla struttura stessa.

Questo tipo di approccio, prevede ovviamente che tu sappia quando il tuo ospite è di fronte alla porta o alle porte da aprirgli e all'interno della struttura dovrà trovare ugualmente le chiavi per poter successivamente essere indipendente nel poter entrare. le chiavi per i successivi accessi in autonomia.

Come avrete notato, Il "Il self check-in" rende l'ospite totalmente autonomo e non necessita dell'utilizzo delle chiavi, a dispetto del remote check-in che prevede la vostra partecipazione per il primo ingresso e l'uso delle chiavi da parte dell'ospite per le entrate successive. i successivi.

Hai un B&B o sei un affitta camere?

Sei il proprietario di un albergo diffuso?

Vorresti affittare casa anche per poche notti, ma non puoi accogliere i turisti ad ogni ora?

Hai un appartamento in affitto sui portali di casa vacanze e hai visto l'impostazione self check-in di Airbnb?

Hai mai valutato di attrezzarti con il check-in automatico?

Perché automatizzare il check-in?

Questa domanda riguarda tutti coloro che si occupano di hospitality a prescindere dal tipo di attività gestita: casa vacanze, appartamento Airbnb, b&b, hotel o catena alberghiera.

Il processo di check-in è semplice e banale e non c’è bisogno di cambiare la procedura che tutti conosciamo, rischiando di complicarla, ma quand'è che puoi dire di aver fatto una buona registrazione dell’ospite?

Il check-in standard, prevederebbe tutte queste procedure, se lo vogliamo fare bene. Dobbiamo effettuare la richiesta dei documenti agli ospiti, con la registrazione delle schedine alloggiati ed il loro invio entro poche ora al Portale Allggiai, si deve richiedere il pagamento del saldo della prenotazione, il calcolo e il pagamento delle tasse di soggiorno, la firma del contratto di locazione, la consegna ed il ritiro delle chiavi al check-out oltre all'invio dei dati all'ISTAT (Istituto di statistica Italiano) una volta al mese.

Evitare la consegna delle chiavi.

Possibilità di tenere sotto controllo gli accessi.

Grande riduzione dei costi.

Evitare la copia delle chiavi da parte di malintenzionati...

Quali sono i vantaggi?

Una delle operazioni più noiose da fare è la compilazione delle schede alloggiati. Nessuno ama perdere tempo con la burocrazia.
La consegna delle chiavi è un altro impiccio. Infatti chi affitta appartamenti, spesso ha un altro lavoro e per la consegna delle chiavi è necessario incaricare una persona di fiducia per incontrare l’ospite al check-in/check-out.
Altre volte ci si fida del cliente e gli si chiede di lasciare le chiavi dentro l’appartamento. Questo tempo risparmiato, potresti impiegarlo per accogliere al meglio i clienti, dedicarti alle loro richieste o ai tuoi impegni personali. La soluzione a questi problemi c’è e si chiama self check-in: sarà l’ospite ad inserire in completa autonomia i suoi dati anagrafici e documenti, prima ancora dell’arrivo.
E sempre in totale autonomia potrà accedere alla struttura per tutto il periodo del soggiorno. I vantaggi sono molteplici sia per l'host che per l'ospite:

L'ospite fa la registrazione comodamente da casa prima di arrivare e carica il documento fotografandolo con lo smartphone.
Risparmia tempo all'arrivo potendolo dedicare ad altro di più gradevole come visitare la sua destinazione.
Tu esporti velocemente il file da inviare al portale alloggiati senza dover scrivere nulla.
L'ospite non si sentirà in obbligo di arrivare ad un orario prestabilito e tu non dovrai attendere eventuali ritardatari.
Avrai eliminato la consegna delle chiavi e l'eventuale perdita o copia da parte dell'ospite
Fai subito un'ottima impressione e l'ospite sarà più propenso a lasciare una recensione positiva.

Come fare per offrire agli ospiti il check-in automatico?

Quando puoi dire che il check-in è andato bene?

La compilazione delle schedine alloggiati ed il loro invio giornaliero...come si fa?

Come espletare per le procedure ISTAT...?

Cosa offre il mercato?

Cosa si trova sul web e quali sistemi si possono adottare.

Esistono tastiere a combinazione delle più svariate forme, tecnologie e prezzo; si possono utilizzare schede magnetiche, come quelle degli alberghi, piuttosto che maniglie o serrature che riconoscono le impronte digitali. Altri sistemi più moderni prevedono l'utilizzo di applicazioni per smartphone che vanno ad interagire in Bluetooth® con una speciale serratura installata nella porta.

Tutti questi sistemi sono indubbiamente ottimi se dobbiamo utilizzarli per aprire la porta della casa in cui viviamo, o per la casa al mare o in montagna, ma di certo non sono adatti per gestire un'attività di affitto turistico, sia esso un Bed & Breakfast o un affittacamere.

Il tastierino a combinazione

Prendiamo in esame le tastiere a combinazione, a prima vista sembrerebbe la soluzione ideale, di facile implementazione, costi contenuti e facili da utilizzare.
Se andiamo ad analizzare meglio la situazione e proviamo ad immaginare di doverla realmente installare nella nostra struttura, ci accorgeremo che il primo problema riguarda l'eventuale portone condominiale o porta esterna sulla strada.
Dovremmo chiedere il permesso ai condomini per poterla installare, avremmo la necessitò di procurarci una tastiera anti vandalo e anti effrazione per evitare che qualcuno si diverta a bruciarla con l'accendino o peggio provi a manometterla per entrare

Ora prendiamo in esame la porta dell'appartamento, anche in questo caso come per il portone condominiale dovremo chiedere il permesso per fissare una tastiera fuori dalla porta sul pianerottolo e dovrà anch'essa essere di alta qualità per evitarne le manomissioni.

Arriviamo, nel caso ve ne sia la necessità, alle porte delle camere interne. In questo caso la tastiera può essere di scarsa qualità e non dobbiamo chiedere il permesso a nessuno in quanto sono all'interno della nostra proprietà.

Anche nel caso delle tastiere nasce il problema di cambiare i codici di accesso ad ogni cambio di soggiorno/ospite. Questo problema si può risolvere in svariati modi:

Lo fa chi fa le pulizie! PRO: è gia in sede - CONTRO: Il rischio è che se ne dimentichi o che sia una procedura difficile o che lo faccia male.
Utilizziamo un sistema che invia i codici tramite GSM: PRO: lo facciamo in autonomia e quando vogliamo - CONTRO: Il cellulare potrebbe non funzionare o la centralina non ci invia il codice di conferma, lo dobbiamo fare per ogni teastiera installata singolarmente e sempre con il rischio di scrivere male i codici. dobbiamo sapere preventivamente il numero di cellulare del nostro ospite, questo per evitare che la centralina accetti chiamate d'apertura da chiunque chiami quel numero.
Lascio sempre gli stessi o li cambio di rado. PRO: è comodo e poco impegnativo - CONTRO: rendiamo la nostra struttura molto insicura sia quando non vi sono ospiti all'interno ma soprattutto quando è impegnata da un ospite che ignaro di questa vostra procedura ha fiducia che nessuno possa entrare in appartamento e lascia i suoi oggetti ignaro che chiunque conosca i codici di accesso e possa entrare a sua insaputa.

I codici di accesso

A questo punto avremo il problema dei codici di sicurezza, le password che permettono l'accesso in sicurezza alla nostra struttura. Codici che andranno cambiati fra un soggiorno e l'altro e che dovranno essere omogenei per tutte le porte a meno di non voler obbligare l'ospite a doversi ricordare o scrivere più codici differenti fra loro per lo stesso soggiorno. Come sa bene chi ha intrapreso questo tipo di attività, non ci si può permettere di avere delle recensioni negative.

Questo esempio è applicabile ovviamente a qualsiasi dispositivo che debba essere installato in aree comuni all'esterno della nostra proprietà.

Meglio Bluetooth®?

Prendiamo in considerazione i sistemi più evoluti, come le serrature con apertura da smartphone.
Il primo problema consiste nel dover installare un'applicazione (un software) che rimarrà sul telefono del nostro ospite

App sì o no?

L'installazione di applicazioni, come sappiamo bene tutti, ha sempre grosse incognite dovute al tipo di sistema operativo del telefono sia esso Apple®, Android®, Microsoft®; senza voler parlare delle versioni dei medesimi sistemi operativi che potrebbero non essere compatibili con l'App fornita a corredo con la serratura. Provate ad immaginarv un ospite che effettua un viaggio di 2 settimane e cambia B&B ogni due giorni di media, si troverebbe installati sul suo smartphone almeno 7 applicazioni differenti che dovrà poi rimuovere.
Diviene preferibile la scelta di sistemi che non abbiano App da installare per l'ospite e se possibile nemmeno per l'host per renderlo più libero di operare da ovunque e da qualsiasi device sia esso smartphone, tablet o pc, anche quello di un amico o di un parente in caso di emergenza.