PEC Posta Elettronica Certificata

La posta Elettronica Certificata (detta anche P.E.C.) è un sistema di comunicazione che consente di inviare messaggi di posta elettronica con lo stesso valore legale della Raccomandata cartacea con avviso di ricevimento, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).
La PEC fornisce al mittente una documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici. La trasmissione si definisce certificata solo se sia il mittente che il destinatario dispongono di una casella di posta elettronica certificata. Con il sistema di Posta Certificata è garantita la certezza del contenuto: i protocolli di sicurezza utilizzati fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati.
La Posta Elettronica Certificata, garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio.

Quali vantaggi ha rispetto ad una semplice e-mail?
 

• E' certificata: il gestore, infatti, certifica con proprie "ricevute" che il messaggio è stato spedito, che il messaggio è stato consegnato, che il messaggio non è stato alterato.
• E' sicura: tutte le comunicazioni sono protette perchè crittografate e firmate digitalmente. Per questo si avrà sempre la certezza che i messaggi inviati o ricevuti non possano essere contraffatti.
• Ha valore legale: le ricevute possono essere usate come prove dell'invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi (due anni e mezzo), dal gestore che fornisce il servizio, e sono anch'esse opponibili a terzi.
• Permette l'invio di qualsiasi tipo di documento informatico: essendo attinente ad un servizio di "trasporto" non entra nel merito di ciò che è oggetto del trasferimento. E' possibile inviare, quindi, sia un testo, che un'immagine, che un programma e così via. Alcuni gestori, inoltre, effettuano controlli sulla presenza di virus negli allegati, e bloccano il messaggio, dandone notifica agli utenti.

A cosa serve la PEC?
La PEC può essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi di informazioni e documenti in formato elettronico; consente di certificare l'invio l'integrità e l'avvenuta consegna del messaggio scambiato tra il Gestore di PEC del mittente e quello del destinatario; ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento (garantendo, quindi, l'opponibilità a terzi dell'avvenuta consegna).

Chi deve utilizzarla?
Il Decreto Legge n. 185 del 29/11/2008 convertito nella legge n. 2 del 28/01/2009 prevede che i Liberi professionisti (iscritti in Albi o Elenchi ) e le imprese (costituite in forma societaria) debbano dotarsi di una casella di posta elettronica certificata. I termini per essere in regola sono di un anno professionisti iscritti agli albi, ordini e collegi professionali, i quali devono comunicare ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Mentre per le società il termine è di tre anni dall'entrata in vigore del Dlg.

A chi si rivolge
La Posta Elettronica Certificata si rivolge a tutti coloro che hanno l'esigenza di inviare e ricevere messaggi o allegati in modo sicuro, con attestazione di invio e consegna, comodamente dal proprio pc senza code o lunghe attese.
Inoltre, paragonando la Posta Elettronica Certificata ai tradizionali strumenti di comunicazione quali fax o Raccomandate è evidente il risparmio che si può ottenere dato che il costo della PEC è fisso annualmente e non dipende dalla quantità di invii effettuati o dalla dimensione dei messaggi spediti o ricevuti.

Alcuni esempi di utilizzo:

• Privati che vogliono evitare spese e code per l'invio delle proprie raccomandate.
• Aziende che desiderano sostituire la posta cartacea per semplificare i rapporti con clienti e fornitori.
• Enti pubblici che devono inviare comunicazioni ufficiali verso altri enti oppure verso i cittadini.
• Inoltro di circolari e direttive
• Integrazione delle trasmissioni certificate in software gestionali, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow
• Invio e ricezione di ordini, contratti, fatture
• Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
• Gestione di gare di appalto
• Privati ed aziende che devono inviare documenti alla Pubblica Amministrazione (accertamento tributario, etc.)

La PEC e le Pubbliche Amministrazioni:
L'utilizzo della Posta Elettronica certificata rappresenta per la Pubblica Amministrazione un'opportunità ed un obbligo allo stesso tempo. E' un'opportunità in quanto consente di ammodernare i propri processi di comunicazione aumentando l'efficienza e riducendo i costi. E' obbligatoria perchè, per previsione normativa, ogni Pubblica Amministrazione deve possedere una casella certificata e preferire questo canale di comunicazione agli altri, soprattutto nei confronti di coloro che si rivolgono alla P.A. utilizzando una PEC.

Come ottenere un indirizzo di posta elettronica certificata?
Per ottenere una casella certificata è necessario

• stipulare un contratto con un provider abilitato a fornire il servizio, il cui elenco è disponibile sul sito del CNIPA, all'indirizzo www.cnipa.gov.it
• compilare un semplice modulo di registrazione con i dati del soggetto giuridico o della persona fisica che diventerà titolare della PEC

a seguito della verifica dell'identità del richiedente, da parte del fornitore del servizio, si ottiene l'account email certificato richiesto.

Come può httpLAB eservi utili per il servizio PEC?
httpLAB Vi fornisce l'esperienza, ed il servizio, per espletare tutte le procedure di registrazione al fine di ottenere del/degli account di PEC.
Vi seguirà nel caso vogliate ottenere un indirizzo di posta certificata personalizzato per il vostro dominio web, come ad esempi mionome@pec.miodominio.it
o nel caso dobbiate registrare un indirizzo di posta certificata ad uso personale.

La PEC permette di accelerare i contatti tra Pubbliche Amministrazioni e imprese e rende più sicura ed economica la trasmissione documentale: vediamo nel dettaglio come funziona.

 

1.  Il mittente (utente A) invia un messaggio al destinatario attraverso ilserver di Posta Elettronica Certificata del suo gestore (punto di accesso), previa verifica delle credenziali di accesso.

2.  Il gestore provvede a inviare nella casella del mittente (utente A) unaricevuta di accettazione o di non accettazione, sulla base dei controlli formali effettuati sul messaggio pervenuto. Le ricevute riportano la data e l’ora dell’evento, l’oggetto del messaggio e i dati del mittente e del destinatario e l’eventuale causa di non accettazione.

3.  Il messaggio vieni quindi inbustato all’interno di un altro messaggio (chiamato busta di trasporto) di tipo S/MIME firmato digitalmente dal gestore e inviato al punto di ricezione (gestore del destinatario).

4.  Il punto di ricezione effettua il controllo della firma del gestore mittente e verifica la validità del messaggio, in caso di esito positivo provvede a inviare al server del gestore mittente una ricevuta di presa in carico del messaggio e invia il messaggio verso il punto di consegna.

5.  Il punto di consegna rende disponibile il messaggio nella casella del destinatario (utente B), a questo punto il destinario (utente B) è in grado dileggere il messaggio di Posta Elettronica Certificata (punto 8).

6.  Il punto di consegna invia al gestore mittente una ricevuta di avvenuta consegna.

7.  Il gestore mittente rende disponibile la ricevuta di avvenuta consegnanella casella del mittente (utente A).
Nel caso in cui il messaggio sia inviato contemporaneamente a più destinatari di Posta Elettronica Certificata, il mittente si vedrà recapitare una sola ricevuta di accettazione e tante ricevute di avvenuta consegna, o di non avvenuta consegna, una per ogni destinatario.
Se, invece, il messaggio è stato inviato a uno o più destinatari di posta ordinaria (non certificata), oltre a non avere alcun valore legale, non verranno generate le ricevute di avvenuta consegna.

Posta Elettronica Certificata, in estrema sintesi tutte le aziende, i professionisti iscritti ad albi o elenchi e le pubbliche amministrazioni devono dotarsi di PEC.

Il decreto legge 185 del 29 novembre 2008 stabilisce l’obbligo, per le società di capitali, per le società di persone e per i professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche amministrazioni, di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata (PEC):

• per le società di nuova costituzione la PEC e' immediatamente obbligatoria e deve essere richiesta alla costituzione della società (la mancata comunicazione dell’indirizzo PEC determina la sospensione del procedimento di iscrizione al Registro Imprese);

• per le società già costituite al 29/11/2008 la PEC deve essere richiesta entro e non oltre il 29/11/2011 e deve essere comunicata al Registro Imprese competente;

• per i professionisti (avvocati, ingegneri, architetti, consulenti del lavoro, dottori commercialisti ed esperti contabili, ecc...) diviene obbligatoria dal 29/11/2009 e va comunicata all'ordine o collegio di appartenenza;

• per le amministrazioni pubbliche che non vi avessero ancora provveduto ai sensi dell'art. 47, comma 3, lettera a), del Codice dell'Amministrazione digitale (CAD) devono istituire una casella di posta certificata per ciascun registro di protocollo e ne danno comunicazione al CNIPA.

Società di nuova costituzione	obbligo PEC	immediato
Società costituite prima del 29/11/2008	obbligo PEC	entro il 29/11/2011
Professionisti	obbligo PEC	entro il 29/11/2009
Pubblica Amministrazione	obbligo PEC	immediato
Ditte individuali	PEC consigliata	--
Privati	PEC consigliata	--

L’obbligo per la PA riguarda tutte le Amministrazioni dello Stato, compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le CCIAA e loro associazioni, gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale e le Agenzie di cui al D.Lgs. n. 300/99 (Agenzia delle Entrate, delle Dogane, del Territorio, ecc...).

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